Rezeptionist - Empfangskraft
Berufsbeschreibung
Der Rezeptionist ist die erste Person, die man trifft, wenn man ein Unternehmen, eine Verwaltung, ein Fremdenverkehrsbüro, ein Kultur- oder Freizeitzentrum betritt. Die Öffentlichkeit erkennt ihn oft an seiner Uniform oder seiner Arbeitskleidung. Er spielt eine Rolle bei der Bereitstellung von Informationen und der Förderung von Dienstleistungen.
Seine Arbeit kann sehr unterschiedlich sein, je nach der Institution, die ihn beschäftigt, und den Aufgaben, die ihm übertragen wurden. In Unternehmen empfängt und informiert der Rezeptionist Besucher, Kunden und/oder Lieferanten, überprüft deren Identität, sorgt für Sicherheit durch Notizen über Ein- und Ausgänge und bereitet Ausweise und Zugangsberechtigungen vor. Sie können auch für den Empfang, das Filtern und die Weiterleitung von Post, Paketen, Telefonanrufen und sogar E-Mails an die richtigen Empfänger verantwortlich sein.
In kleinen Unternehmen und bestimmten Branchen kann er, um ein Vollzeitäquivalent zu erreichen, auch administrative Aufgaben (z.B. Verteilung von Gehaltsabrechnungen, Verwaltung der Agenden von Führungskräften) oder Buchhaltungsaufgaben übernehmen. Im Tourismussektor wird der Rezeptionist wahrscheinlich eine Vielzahl von Fragen beantworten. Er informiert die Öffentlichkeit über die von seinem Arbeitgeber angebotenen Dienstleistungen, die kulturellen und/oder sportlichen Aktivitäten in der Region, die touristischen Sehenswürdigkeiten, Unterkünfte und Verpflegungseinrichtungen usw. Er ist auch für die Verwaltung und Weiterverfolgung von Informationsanfragen (Versand von Unterlagen) oder Reservierungen zuständig.
Kompetenzen & Handlungsfelder
- Vor allem ein positives Bild des Unternehmens vermitteln
- Die Dienstleistungen/Produkte, die mit seinem Tätigkeitsbereich zusammenhängen, beherrschen und fördern
- Entwicklung einer Methodik zur Informationssuche, um Fragen der Öffentlichkeit zu beantworten.
- Beherrschung der Informatik und aktueller Bürosoftware
- Die Verwendung von Telefonzentralen
- Einfach und effektiv am Telefon und in der Öffentlichkeit kommunizieren
- Besitzt eine einwandfreie Rechtschreibung
- Beherrschung mehrere Fremdsprachen (mindestens Niederländisch und Englisch)
Soziale Kompetenzen
- Höflichkeit, Geduld und Freundlichkeit
- Takt, Diplomatie und Diskretion
- Gutes Zuhören
- Hilfsbereitschaft, Selbstlosigkeit/Ergebenheit und Verfügbarkeit
- Fähigkeit, leicht in Kontakt zu kommen
- Methode und Organisation
- Gute Präsentation
- Verfügbarkeit und Dynamik
Beruflicher Rahmen
Während die meisten Empfangsmitarbeiter von Unternehmen und Verwaltungen beschäftigt werden, handelt es sich bei anderen um Zeitarbeitskräfte, die von Kommunikationsagenturen oder Zeitarbeitsfirmen für die Arbeit in der Veranstaltungsbranche (z.B. Messen und Ausstellungen) eingestellt werden.
In Unternehmen ist die Empfangs- und Informationskraft häufig ein Arbeitnehmer. Ihre Arbeitszeit entspricht der des Unternehmens, das sie beschäftigt, aber sie muss für besondere Anlässe (Firmenbesuche, strategische Besprechungen usw.) zur Verfügung stehen. Sie arbeitet hinter einem Schalter oder in einem geschlossenen Büro am Eingang des Unternehmens, manchmal mit einem Headset zur Bedienung der Telefonzentrale.
In der Tourismus- und Freizeitbranche hingegen sind die Arbeitszeiten variabel, mit Dienstleistungen an Wochenenden, Feiertagen und manchmal auch abends.
Der Beruf kann anstrengend sein, weil er lange und häufige Reisen erfordert. Er erfordert daher eine gewisse körperliche Kondition.
Andere Beschreibungen und Ausbildungswege
In der Wallonie / Bruxelles:
In Deutschland:
Übersetzung der Berufsbeschreibung des SIEP (Service d'Information sur les Etudes et les Professions)