Empfangskraft

Der Einfachheit halber verwenden wir in unserer Beschreibung die männliche Form, die weibliche Form ist selbstverständlich immer mit eingeschlossen.

Berufsbeschreibung

Die Empfangskraft ist die erste Person, die man trifft, wenn man  ein Unternehmen, eine Verwaltungsgebäude, ein Tourismusbüro oder ein Kultur- oder Freizeitzentrum betritt.

Die Arbeit und der Zuständigkeitsbereich der Empfangskraft können je nach Unternehmen, für das sie arbeitet, variieren. In einem Unternehmen  kann eine Empfangskraft u.a. verantwortlich sein für den Empfang und die Information der Besucher, Kunden und Lieferanten, die Überprüfung der Identitäten, die Aufzeichnung der ein- und ausgehenden Personen um die Sicherheit zu gewährleisten oder die Bereitstellung von Zugangsberechtigungen und Firmenausweisen. Außerdem kümmert sie sich um den Empfang, das Filtern und das Weiterleiten von Post, Paketen, Telefonaten oder E-Mails an die richtigen Empfänger.

In kleinen Unternehmen oder bestimmten Bereichen der Industrie kann die Empfangskraft, um ein Vollzeitäquivalent zu erreichen, auch administrative Aufgaben oder Buchhaltungsaufgaben übernehmen. In der Tourismusbranche muss die Empfangskraft imstande sein, die Fragen der Kunden zu beantworten und sie u.a. über die vom Unternehmen angebotenen Dienstleistungen, die kulturellen Aktivitäten der Region, die Sehenswürdigkeiten oder die Unterkunftsmöglichkeiten zu informieren. Die Empfangskraft ist auch für die Verwaltung und Weiterverfolgung von Informationsanfragen oder Buchungen zuständig.

Kompetenzen & Handlungsfelder

  • Ein positives Bild des Unternehmens vermitteln
  • Die Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens kennen und fördern
  • Methodik bei der Informationsrecherche, um Kundenfragen beantworten zu können
  • Kenntnisse der Informatik und geläufiger Bürosoftware
  • Telefonzentrale benutzen können
  • Einfacher und effektiver Umgang am Telefon
  • Ausgezeichnete Grammatikkenntnisse besitzen
  • Mehrere Sprachen sprechen
     

Soziale Kompetenzen

  • Höflichkeit und Freundlichkeit
  • Geduld
  • Taktgefühl und Diplomatie
  • Diskretion
  • Gute Kommunikations- und Zuhörfähigkeiten
  • Engagement und Verfügbarkeit
  • Methodik und Organisation
  • Sorgfalt
     

Interessen*

  • C - Interesse an ordnend-verwaltenden Tätigkeiten, bei denen der organisierte, detailorientierte und strukturierte Umgang mit Daten im Vordergrund steht.

  • S - Interesse an Erziehend-pflegenden Tätigkeiten, die sich mit anderen Menschen in Form von Unterricht, Lehre, Ausbildung, Versorgung oder Pflege unterstützend oder helfend auseinandersetzen. 

  • E - Interesse an führend-verkaufenden Tätigkeiten, bei denen durch Führungsqualität, Selbstvertrauen und Überzeugungskraft andere Menschen motiviert und/oder geleitet werden.  

Beruflicher Rahmen

Die meisten Empfangskräfte sind bei Unternehmen und Verwaltungen angestellt. Es kommt jedoch auch vor, dass Empfangskräfte für die Teilnahme an Veranstaltungen (z.B. Messen oder Ausstellungen) als Zeitarbeiter beschäftigt werden.

Die  Arbeitszeiten der Empfangskraft entsprechen den Arbeitszeiten des Unternehmens, das sie beschäftigt. Es kann jedoch vorkommen, dass sie für besondere Anlässe zur Verfügung stehen muss. Sie arbeitet meist hinter einem Tresen oder in einem geschlossenen Büro am Eingang des Unternehmens. Die Empfangskraft im Tourismus- und Freizeitsektor hingegen arbeitet auch abends, am Wochenende oder an Feiertagen.

Andere Beschreibungen und Ausbildungswege

In der Wallonie / Bruxelles:

In Deutschland:

* RIASEC: R - Realistisch (realistic) / I - Forschend (investigative) / A - Künstlerisch (artistic) / S - Sozial (social) / E - Unternehmerisch (enterprising) / C - Traditionell (conventional)


Übersetzung der Berufsbeschreibung des SIEP (Service d'Information sur les Etudes et les Professions)