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Richtiges Verhalten am Telefon

Warum telefonieren?

  • Um mich generell über den Betrieb, der mich interessiert, zu informieren.
  • Um nachzufragen, ob Personalbedarf besteht. Ich finde vorher heraus, ob ich die geeignete Person dafür bin.
  • Um mich nach Ansprechpartnern für meine Bewerbung zu erkundigen.
  • Um meine schriftliche Bewerbung anzukündigen.
  • Um die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch zu bestätigen und mich zu bedanken.
  • Um mich nach den Gründen für eine eventuelle Absage zu erkundigen.

Die Vorbereitung des Telefongesprächs

Auch hier muss ich bestens vorbereitet sein:

  • Ich muss mir über Ziel und Zweck des Anrufs genau im Klaren sein und bringe nur ein einziges Anliegen vor.

- Warum rufe ich an?
- Wen möchte ich sprechen?
- Was habe ich zu bieten? (Argumente auflisten)
- Auf Fragen vorbereitet sein. Unnötige Rechtfertigungen vermeiden.
- Was ist für den Arbeitgeber interessant?

  • Ich sorge dafür, dass ich vollkommen ungestört bin - und es auch bleibe. Ich setze mich an einen Tisch, dessen Fläche groß genug ist, um alle Unterlagen gut geordnet und griffbereit vor mir ausbreiten zu können.
  • Zu den Unterlagen gehören: die Anzeige (wenn vorhanden), der Lebenslauf, das Telefonskript mit wichtigen Stichworten, der Terminkalender, Papier und Kugelschreiber.
  • Telefonskript: Es handelt sich um eine Art Checkliste und Fragenkatalog. Ich halte das Wesentliche in Stichworten fest (wichtige Stationen im Lebenslauf und persönliche Stärken, auf die ich hinweisen möchte, Fakten zum Unternehmen, Fragen die ich stellen möchte). Gegebenenfalls nochmals die Anzeige, den Lebenslauf oder das Anschreiben durchlesen.
  • Haltung, innere Einstellung: Ich bin mir darüber im Klaren, dass das Telefonat Teil des Bewerbungsprozesses ist. Ich telefoniere nicht, wenn ich gerade in schlechter Stimmung bin oder mich nicht wohl fühle.

Das Telefongespräch

  • Die Lautstärke: Zu laut ist abschreckend, zu leise anstrengend für den Zuhörer.
  • Ins Mikrofon reden: Nicht das Mikro an die Nase oder den Hals halten.
  • Mit einer angenehmen Stimme.
  • Nicht zu schnell und nicht zu langsam reden. Deutlich sprechen.
  • Die Stimme nicht verstellen; keine Schauspielerei.
  • Keine komplizierten Ausdrücke oder Fremdwörter.
  • Die ersten Worte am Telefon hat man meistens nicht verstanden.
    Also nicht gleich den Namen nennen. Mit einem Gruß beginnen und sich dann erst vorstellen.
  • Wenn es sich um ein nicht verabredetes Gespräch handelt, frage ich meinen Gesprächspartner, ob er Zeit für mich hat.
    Wenn nicht, bitte ich um einen günstigeren Termin.
  • Es versteht sich von selbst, dass man einen freundlichen Ton anschlägt. Hilfreich ist, wenn man beim Reden lächelt.
  • Aufmerksam zuhören, damit ich nicht nachzufragen brauche, und alle Fragen  korrekt beantworten kann.
  • Ich gehe auf meinen Gesprächspartner ein, ohne mein Ziel aus den Augen zu verlieren:
    Ich will Interesse an meiner Person wecken.
  • Ich nenne meinen Gesprächspartner ab und zu beim Namen.

 

Hindernisse, mit denen ich rechnen muss:

Die Sekretärin:

"Worum geht es?"
"Ich möchte ihn/sie persönlich sprechen."
"Ich möchte ihn/sie in einer beruflichen Angelegenheit sprechen.
"

"Sie/er ist nicht im Haus. Sie/er ist in einer Besprechung."
"Wann soll ich zurückrufen?"
"Ich rufe später nochmal zurück. Wann ist es am günstigsten?"

Der Anrufbeantworter:               

Ich hinterlasse eine Nachricht, mit der der Ansprechpartner etwas anfangen kann:
Name, Qualifikation, Anliegen, Telefonnummer zum Zurückrufen.
 

Achtung! Für den Rückruf gewappnet sein, auch wenn er nicht am Tag selbst erfolgt (schriftliche Vorbereitung).

 

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