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Empfangskraft

(letzte Aktualisierung: Oktober 2009)

Empfangskräfte begrüßen die Besucher/innen und Gäste am Empfang z.B. eines Hotels oder Betriebs und leiten sie gegebenenfalls an die betreffenden Ansprechpartner/innen oder Mitarbeiter/innen weiter. Darüber hinaus übernehmen Empfangskräfte z.B. die Korrespondenz, den Versand von Eildokumenten, den Verkauf von Produkten oder die telefonische Kundenbetreuung. Sie beantworten Emails, recherchieren im Internet, bedienen das Faxgerät und erteilen Auskünfte.

0. Kurzbeschreibung

Kurzinfos zum Beruf

Kurze Tätigkeitsbeschreibung

Sie begrüßen die Besucher/innen und Gäste am Empfang z.B. eines Hotels oder Betriebs und leiten sie gegebenenfalls an die betreffenden Ansprechpartner/innen oder Mitarbeiter/innen weiter. Darüber hinaus übernehmen Empfangskräfte z.B. die Korrespondenz, den Versand von Eildokumenten, den Verkauf von Produkten oder die telefonische Kundenbetreuung. Sie beantworten E-Mails, recherchieren im Internet, bedienen das Faxgerät und erteilen Auskünfte.

Arbeitssituation

Die Empfangskraft arbeitet in einem Büro oder in einem Empfangsraum. Ihre Tätigkeit führt sie sitzend aus. Sie hat regelmäßige Arbeitszeiten, zu gewöhnlichen Büroöffnungszeiten (außer sie arbeitet in einem Hotel).

Einsatzgebiete

Die Empfangskraft ist in einem privaten Betrieb oder im Öffentlichen Dienst tätig. Häufiger findet man Empfangskräfte allerdings in Hotels, Kulturhäusern …

Aus- und Weiterbildung

Sekundarschule: im technischen Befähigungsunterricht der Schulen BIB, KA Eupen, KA St. Vith, MG St. Vith, PDS und RSI werden verschiedene Fachrichtungen im Sekretariatsbereich angeboten. Im berufsbildenden Unterricht bieten BIB und RSI Unterrichte im Bürowesen. Und auch das IDGS Eupen bildet für Büro- und Geschäftsarbeiten aus.

Schlüsselfertigkeiten

  • Diskretion
  • Disziplin
  • Gute Umgangsformen
  • Selbständigkeit
  • Stressbeständigkeit
  • Präzision und Sorgfalt
  • Geduld
  • Hilfsbereitschaft

Wichtige Fähigkeiten

  • Organisationstalent
  • Konzentrationsfähigkeit
  • Kommunikationsfähigkeit

1. Aufgaben und Tätigkeiten

Die Aufgaben, Arbeitsmöglichkeiten, Tätigkeiten sowie Arbeitsmittel und Objekte

Aufgaben

Die Empfangskraft ist die erste Person, die der Besucher in einem Betrieb antrifft. Daher ist ihr Umgang mit dem Kunden von großer Wichtigkeit, denn dieser macht sich sein erstes Bild von dem Betrieb. Die Empfangskraft empfängt den Kunden höflich, freundlich und geduldig. Sie informiert ihn und verweist ihn an den kompetenten Mitarbeiter. Je nach Arbeitsort muss sie mehrere Sprachen beherrschen, um den Besucher oder den Kunden in seiner Sprache begrüßen zu können. Sie kontrolliert auch den Zugang zum Gebäude, damit unerlaubte Besucher nicht eindringen oder Besucher nicht durch das Gebäude irren.

Die Empfangskraft ist nicht nur für die Besucher die erste Anlaufstelle. Auch die Mitarbeiter des Betriebes wenden sich meist mit allgemeinen Fragen zuerst an die Empfangskraft. Die Empfangskraft sollte immer genau über die An- und Abwesenheiten der Mitarbeiter informiert sein.

Die Empfangskraft nimmt täglich viele Telefonanrufe entgegen und leitet die Anrufe mittels einer Telefonzentrale an die entsprechende Person oder Abteilung weiter. Diese Aufgabe schnell und richtig zu erledigen, setzt genaue Kenntnisse der verschiedenen Abteilungen des eigenen Betriebs voraus. Erreicht sie die gewünschte Person nicht, nimmt sie die Mitteilung auf und leitet sie weiter. Sie führt Listen mit den meist gebrauchten Telefonnummern und aktualisiert diese ständig.

Sie empfängt die Briefe, Faxe und Emails, sortiert sie und verteilt sie an die zuständigen Personen. Sie nimmt Pakete und Einschreiben entgegen. Die ausgehende Post wird von ihr gewogen, frankiert und zum Postamt gebracht.

In kleineren Betrieben gehören auch Sekretariatsarbeiten zu ihren Aufgaben. Beispielsweise bereitet sie Versammlungen vor, kümmert sich um die Korrespondenz, macht Fotokopien oder gibt Daten in den Computer ein. Meist gilt: je kleiner der Betrieb, um so polyvalenter muss die Empfangskraft sein.

Arbeitsmöglichkeiten

Die Empfangskraft ist in einem privaten Betrieb oder im öffentlichen Dienst tätig, für den sie vor Ort für den Empfang zuständig ist. Neu ist die Idee, dass sich Betriebe eines Call-Centers bedienen, welches diese Aufgabe übernimmt.


Tätigkeiten

  • Organisation der Arbeit
  • Empfang 
    • Begrüßung der Besucher
    • Identifizierung der Besucher
    • Information der Besucher
    • Orientierung der Besucher
    • Begleitung der Besucher
    • Ankündigen der Besucher
    • Besucher registrieren
    • Reklamationen entgegennehmen
  • Telefonzentrale bedienen
    • Telefonanrufe entgegennehmen
    • Am Telefon in der Muttersprache oder in Fremdsprachen antworten
    • Anrufer verbinden
    • Nachrichten an Anrufer übermitteln
    • Nachrichten aufnehmen, sortieren und an die internen Korrespondenten weiterleiten
    • Selbständiges informieren der Anrufer
    • Reklamationen entgegennehmen
    • Listen mit Telefonnummern aktualisieren
  • Korrespondenz / Post
    • Eingehende Post, E-Mails und Faxe entgegennehmen
    • Eingehende Post, E-Mails und Faxe sortieren
    • Eingehende Post, E-Mails und Faxe verteilen
    • Pakete und Einschreiben entgegennehmen und verteilen
    • Ausgehende Post wiegen und frankieren
    • Ausgehende Post versenden
    • Daktylographie von Briefen
    • Versand von Faxen oder E-Mails
    • Verwaltung des Agendas :
    • Zentrale Agenda überwachen
    • Ein- und ausgehendes Personal registrieren
    • Termine vereinbaren
  • Verschiedenes:
    • Organisation von Versammlungen
    • Verwaltung der Versammlungsräume (Belegung)
    • Auslegen und Versand von Dokumentation (Broschüren, Faltblätter etc.)
    • Bestellung und Verwaltung von Büromaterial
    • Botengänge ausführen
    • Drucke und Kopien herstellen
    • Daten sammeln, registrieren und klassieren
    • Archivierung
  • Erfrischungen reichen

Arbeitsmittel und Objekte

  • Büromaschinen
    • Telefonzentrale
    • Kopftelefon und Mikrofon
    • PC
    • Kopiermaschine
    • Drucker
    • Faxgerät
    • Frankiermaschine
  • Computerprogramme
    • Textverarbeitungsprogramme
    • Tabellenverwaltung
    • Elektronische Post

2. Anforderungen

Körperliche Merkmale - Persönlichkeitsmerkmale - Arbeitssituation

Körperliche Merkmale

  • Gepflegtes Auftreten
  • Deutliche Aussprache
  • Gutes Hörvermögen
  • Gutes Sehvermögen

Persönlichkeitsmerkmale

Nötige Fähigkeiten

  • Entscheidungen treffen
  • Initiative ergreifen
  • Prioritäten setzen
  • Reaktionsvermögen
  • Selbstbeherrschung
  • Teamgeist
  • Zuhören
  • Kommunikationsfähigkeit
  • Konzentrationsfähigkeit

Eigenschaften

  • Anpassungsvermögen
  • Autorität
  • Diplomatie
  • Freundlichkeit
  • Geduld
  • Hilfsbereitschaft
  • Höflichkeit
  • Gute Umgangsformen
  • Kontaktfreudigkeit
  • Kundennähe
  • Loyalität
  • Diskretion
  • Verschwiegenheit
  • Selbständigkeit
  • Stressbeständigkeit
  • Ordnung und Sauberkeit

Interessen

  • In geschlossenen Räumen arbeiten
  • Mit Büromaschinen umgehen
  • Mit Menschen umgehen

Arbeitssituation

Die Empfangskraft arbeitet in einem Büro oder in einem Empfangsraum. Ihre Tätigkeit führt sie sitzend aus.

Sie hat regelmäßige Arbeitszeiten, meist zu gewöhnlichen Büroöffnungszeiten (08:00 bis 17:00 Uhr).

Sie arbeitet alleine oder im Team, je nach Größe des Betriebs.

Sie führt meist mehrere Aufgaben gleichzeitig aus oder wird in ihrer Tätigkeit vom Telefon unterbrochen. Die Arbeitsvorgänge wiederholen sich ständig. Der Tagesablauf gestaltet sich meist in gleicher Art und Weise.

3. Ausbildung / Studium

Überblick der Ausbildungs- oder Studienmöglichkeiten in der DG und in Belgien - Anerkennung und Gleichstellung der Diplome

Ausbildungs- oder Studienmöglichkeiten in Belgien

Eine Datenbank des schulischen Bildungsangebotes in der Französischsprachigen Gemeinschaft finden Sie auf der Internetseite www.enseignement.be.

Hochschulunterricht von kurzer Dauer (Bachelor)

  • Secrétariat de Direction

Informationen für die Französischsprachige Gemeinschaft erteilt der Service d’information sur les études et les professions (SIEP), weitere Informationen zum Unterrichtswesen in der Französischen Gemeinschaft finden Sie im Internet. 

Ausbildungs- oder Studienmöglichkeiten in der Deutschsprachigen Gemeinschaft

Das schulische Bildungsangebot der DG entnehmen Sie bitte der Broschüre „Ausbildung für Schüler und Jugendliche“

Berufsbildende Maßnahmen des Arbeitsamts der DG

 

Polyvalente Bürokraft

Zulassungsbedingungen

Der Kandidat muss beim Arbeitsamt der DG als Arbeitssuchender eingetragen sein.

Voraussetzungen sind Befähigung zum Planen, Disponieren und Organisieren, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise, kontrollierte Kontaktbereitschaft, rasches Auffassungsvermögen, ausreichende Belastbarkeit, sicheres und gewandtes Auftreten und ein gepflegtes Äußeres.

Ausbildungsort
  • Berufsbildungszentrum Büroberufe Eupen
  • Berufsbildungszentrum Büroberufe Sankt Vith
Dauer

+/- 30 Wochen (inklusive 4 Wochen Praktikum)

Inhalt

 

Berufsbezogene Muttersprachenkurse

Erweiterte Geschäftskorrespondenz

 

Allgemeine Rechtschreibung

 

Briefe im Diktat, nach handschriftlicher Vorlage oder nach Anweisung aufnehmen

 

Telefonieren am Arbeitsplatz

 

Ein- und Ausgangspost bearbeiten

 

Protokollaufnahme

Berufsbezogene Fremdsprachenkurse

Allgemeine Gesprächsführung

 

Einfache Geschäftskorrespondenz

 

Besucherempfang und –betreuung

 

Führen von Telefongesprächen

Bürotik

Windows

 

Vertiefte Kenntnisse in Word und Excel

 

Internet

 

Outlook

 

Powerpoint

Handelsdokumente

Handhabung der gängigen Geschäftsdokumente

Buchführung und Soziale Gesetzgebung

Einführung

Bewerbungstraining

 

Anerkennung und Gleichstellung der Diplome

Für die Gleichstellung und Anerkennung von schulischen Abschlüssen (vom Primarschulabschluss bis zum Universitätsabschluss) in der Deutschsprachigen Gemeinschaft ist das Ministerium zuständig. Dort sind auch weitere Informationen zu diesem Thema erhältlich.

Links
Kontakte

Arbeitsamt der DG
Berufsbildungszentrum Büroberufe
Vervierser Straße 71 A
4700 Eupen
Tel.: +32 87 638900
Email: ausbildung@adg.be

Arbeitsamt der DG
Berufsbildungszentrum Büroberufe
Friedensstraße 27
4780 Sankt Vith
Tel.: +32 80 280270
Fax: +32 80 229241
Email: ausbildung@adg.be

BIB - Bischöfliches Sankt Marien Institut
Am Wittumhof 10
4760 Büllingen
Tel.: +32 80 647336
Email: dir@bib-buellingen.be
http://www.bib-buellingen.be

IDGS - Institut der DG für Sonderunterricht
Monschauer Straße 10
4700 Eupen
Tel.: +32 87 329330
Fax: +32 87 556552
http://www.idgs.be

Königliches Athenäum Eupen
Lascheterweg 20
4700 Eupen
Tel.: +32 87 680370
Email: info@kae.be
http://www.kae.be

Königliches Athenäum Sankt Vith
Luxemburger Straße 4
4780 Sankt Vith
Tel.: +32 80 280340
http://www.kas-online.be

Maria-Goretti-Schule - MG
Prümer Straße 6
4780 Sankt Vith
Tel.: +32 80 280490
Email: info@mariagoretti.net
http://www.mariagoretti.net

Pater-Damian-Schule - PDS
Kaperberg 2-4
4700 Eupen
Tel.: +32 87 598900
Email: info@pdseupen.be
http://www.pdseupen.be

RSI - Robert-Schuman-Institut
Vervierser Straße 89-93
4700 Eupen
Tel.: +32 87 591270
Email: info@rsi-eupen.be
http://www.rsi-eupen.be

4. Weiterbildung und Spezialisierung

Weiterbildungsmöglichkeiten in Belgien und in der Deutschsprachigen Gemeinschaft

Weiterbildungsmöglichkeiten in Belgien

Informationen für die Französischsprachige Gemeinschaft erteilt der Service d’information sur les études et les professions (SIEP), weitere Informationen zum Unterrichtswesen in der Französischsprachigen Gemeinschaft finden Sie im Internet.

Weiterbildungsmöglichkeiten in der Deutschsprachigen Gemeinschaft

Schulische Weiterbildung und Abendschulen

Ein ausführliches und aktuelles Weiterbildungsprogramm finden Sie im Weiterbildungshandbuch der Deutschsprachen Gemeinschaft. Im Internet finden Sie Informationen auf der Seite des Weiterbildungsdienstes der DG.

Links
Kontakte

Weiterbildungsdienst der DG
Gospertstraße 1
4700 Eupen
Tel.: 0800 92187 (kostenlos)
+32 87 596499
Fax: +32 87 556476
Email: weiterbildung@dgov.be
http://www.weiterbildung.be

5. Verwandte Berufe

Verwandte Berufe

6. Sonstige Informationsquellen

Hinweise zu Literatur und Medien, Internet- und Kontaktadressen

Hinweise zu Literatur und Medien, Internet- und Kontaktadressen
Links
Kontakte

ALISAD - Association Liégeoise des Secrétaires et Assistant(e)s de Direction
Rue du Marais 30
4630 Soumagne
Fax: +32 4 3775267
http://www.alisad.be

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