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Direktionssekretär/in

(letzte Aktualisierung: Juni 2015)

Direktionssekretäre/innen unterstützen die Geschäftsleitung oder ähnliche Führungsgremien bei deren Aufgaben, bereiten Entscheidungen vor, übernehmen Koordinations- und Organisationsaufgaben und kümmern sich um die Außenkontakte der Firma.
Sie entlasten die Geschäftsleitung von Routinearbeiten und unterstützen sie bei Planungen und Entscheidungen sowie bei der Mitarbeiterführung. Ihr Arbeitsfeld liegt im Bereich koordinierender und organisatorischer Aufgaben.

0. Kurzbeschreibung

Kurzinfos zum Beruf

Kurze Tätigkeitsbeschreibung

Direktionssekretäre/innen unterstützen die Geschäftsleitung oder ähnliche Führungsgremien bei deren Aufgaben, bereiten Entscheidungen vor, übernehmen Koordinations- und Organisationsaufgaben und kümmern sich um die Außenkontakte der Firma.

Sie entlasten die Geschäftsleitung von Routinearbeiten und unterstützen sie bei Planungen und Entscheidungen sowie bei der Mitarbeiterführung. Ihr Arbeitsfeld liegt im Bereich koordinierender und organisatorischer Aufgaben.

Arbeitssituation

Direktionssekretäre/innen planen und koordinieren meist selbstständig alle im Büro anfallenden organisatorischen Tätigkeiten.  Sie arbeiten viel vor einem Bildschirm.

Einsatzgebiete

Sie arbeiten in allen Wirtschaftszweigen, insbesondere in größeren (internationalen) Unternehmen, aber auch in Verwaltungen und Behörden. Sie führen in verschiedenen Bereichen Assistenzaufgaben aus, zum Beispiel in der internen Organisation, im Bereich Entscheidungshilfen, im Bereich Außenkontakte oder in der Mitarbeiterführung. Ggf. arbeiten sie mit besonderer Ausrichtung auf fremdsprachliche Aufgaben und verfügen dann über Kenntnisse in mindestens zwei Fremdsprachen, vor allem Englisch und Französisch.

Aus- und Weiterbildung

Sekundarschule: im technischen Befähigungsunterricht der Schulen BIB, KA Eupen, KA St. Vith, MG St. Vith, PDS und RSI werden verschiedene Fachrichtungen im Sekretariatsbereich angeboten. Im berufsbildenden Unterricht bieten BIB und RSI Unterrichte im Bürowesen. Und auch das IDGS Eupen bildet für Büro- und Geschäftsarbeiten aus.

Schlüsselfertigkeiten

  • Diskretion
  • Disziplin
  • Gute Umgangsformen
  • Selbständigkeit
  • Stressbeständigkeit
  • Präzision und Sorgfalt
  • Geduld
  • Hilfsbereitschaft

Wichtige Fähigkeiten

  • Organisationstalent
  • Konzentrationsfähigkeit
  • Kommunikationsfähigkeit
  • Entscheidungen treffen können
  • Improvisationstalent

1. Aufgaben und Tätigkeiten

Die Aufgaben, Arbeitsmöglichkeiten, Tätigkeiten sowie Arbeitsmittel und Objekte

Aufgaben

Direktionssekretäre/-rinnen, oder –assistent/innen, wie man sie auch nennt, sind die direkten Mitarbeiter des Chefs. Sie vertreten ihre Vorgesetzten und die Firma bei Kunden, Lieferanten und sonstigen Besuchern. Korrektes Auftreten ist sehr wichtig, da der Besucher sich durch sie ein Bild von der Firma macht.

Sie empfangen die Post und Telefonanrufe für ihre Vorgesetzten, bearbeiten sie selbständig oder leiten sie weiter. In ihrer Abwesenheit muss der Chef sich auf seine Mitarbeiter verlassen können. Selbständigkeit, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein sind wichtige Eigenschaften eines Direktionssekretärs, bzw. Direktionssekretärin.

Sie verwalten Akten, aktualisieren diese und halten sie in Ordnung. Sie sammeln, registrieren und klassieren die Informationen. Dazu müssen sie Ordnung und ein gutes Ablagesystem halten, damit keine unnötige Zeit bei der Suche eines Dokuments verstreicht. Direktionssekretäre/-rinnen bearbeiten die Informationen, indem sie Dokumente zur Synthese, wie Tabellen, Statistiken oder Grafiken herstellen. Ist kein anderer im Betrieb dafür zuständig, stellen sie auch Rechnungen oder Preisangebote auf. Meist gilt: je kleiner der Betrieb, um so polyvalenter müssen die Direktionssekretär/-rinnen sein.

Sie nehmen mündliche Informationen anhand eines Diktaphons auf oder nehmen Notizen und bringen die Briefe, Emails, Berichte usw. den Anforderungen entsprechend in Form. Handelt es sich um ein internationales Unternehmen übersetzen sie Briefe und sonstige Dokumente in eine andere Sprache.

Der Stundenplan des Vorgesetzten wird von ihnen organisiert, indem sie den Terminkalender verwalten und Termine vereinbaren. Sie bereiten Versammlungen vor, für die sie Dokumente zur Präsentation in Form bringen, fotokopieren, den Raum vorbereiten und Kaffee brühen. Sie nehmen an der Versammlung teil und verfassen das Protokoll. Wenn sie eine Dienstreise organisieren, reservieren sie Zugfahrscheine oder einen Platz im Flugzeug und das Hotelzimmer.

Auch für das Personal des Betriebs sind sie Ansprechpartner, wenn sie ein Anliegen der Direktion vorbringen möchten. Sie informieren das Personal anhand von Mitteilungen, Berichten und Notas.

Die Arbeit der Direktionssekretäre/-rinnen ist sehr abwechslungsreich, denn der Ablauf ihres Arbeitstages ist nicht vorhersehbar.

Schlussfolgernd kann man sagen, dass Direktionssekretäre/-rinnen Dreh- und Angelpunkt der internen und externen Kommunikation eines Betriebs sind und sie für das gute Gelingen der anstehenden Arbeit sorgen.

Arbeitsmöglichkeiten

Direktionssekretäre/-rinnen arbeiten in einem privaten Betrieb oder im öffentlichen Dienst.

Tätigkeiten

  • Organisation der Arbeit
  • Kommunikation und Public Relations 
    • Besucher empfangen und orientieren
    • Telefonanrufe in der Muttersprache oder in Fremdsprachen entgegennehmen
    • Termine verabreden
    • Interne und externe Informationsanfragen beantworten
    • Kunden kontaktieren und informieren
    • Nachrichten aufnehmen, sortieren und an die internen Korrespondenten weiterleiten
    • Selbständiges informieren der Anrufer
    • Den Vorgesetzten in seiner Abwesenheit vertreten
  • Informationsverarbeitung
    • Informationen sammeln, registrieren und klassieren
    • Dokumente klassieren
    • Informationen archivieren
    • Synthesedokumente herstellen (Tabelle, Statistik, Grafik …)
    • Teilnahme an Versammlungen
    • Berichte und Protokolle schreiben
    • Recherchieren von Informationen
    • Vorbereitung von Unterlagen (beispielsweise für Versammlungen)
  • Korrespondenz
    • Post sortieren und verteilen
    • Die allgemeine Post beantworten
    • Mündliche oder schriftliche Informationen aufnehmen (Steno, Diktaphon)
    • Daktylographie von Briefen, Faxen, E-mails
    • In Form bringen von Informationen
    • Versand von Briefe, Faxen, E-mails
  • Organisation von Aktivitäten
    • Agenda verwalten
    • Versammlungen vorbereiten
    • Dienstreisen vorbereiten
  • Finanzielle Aufgaben
    • Budget verwalten
    • Direktion über die Finanzen informieren
    • Auftrags- und Rechnungsbearbeitung
  • Leitung eines Teams
  • Verschiedenes
    • Erfrischungen reichen
    • Regelmäßiges Feedback an den Vorgesetzten


Arbeitsmittel und Objekte

  • Büromaschinen
    • PC
    • Kopiermaschine
    • Drucker
    • Faxgerät
    • Telefon, Anrufbeantworter
    • Diktaphon
    • Modem
    • Scanner
    • Retroprojektor
  • Computerprogramme
    • Textverarbeitung
    • Tabellenkalkulation
    • Graphische Darstellungen
    • Spezifische Programme
    • Elektronische Post
    • Internet

2. Anforderungen

Körperliche Merkmale - Persönlichkeitsmerkmale - Arbeitssituation

Körperliche Merkmale

  • Gepflegtes Auftreten
  • Gutes Hörvermögen
  • Gutes Sehvermögen

Persönlichkeitsmerkmale

Nötige Fähigkeiten

  • Analytisches Denken
  • Entscheidungen treffen
  • Initiative ergreifen
  • Kommunikationsfähigkeit
  • Konzentrationsfähigkeit
  • Organisationstalent
  • Prioritäten setzen
  • Reaktionsvermögen
  • Selbstbeherrschung
  • Stressbeständigkeit
  • Teamgeist

Eigenschaften

  • Anpassungsvermögen
  • Diskretion
  • Disziplin
  • Dynamik
  • Flexibilität
  • Gute Umgangsformen
  • Höflichkeit
  • Improvisationstalent
  • Kundennähe
  • Loyalität
  • Ordnung und Sauberkeit
  • Präzision
  • Schnelligkeit
  • Selbständigkeit
  • Sorgfalt

Interessen

  • In geschlossenen Räumen arbeiten
  • Mit Büromaschinen umgehen
  • Mit Menschen umgehen

Arbeitssituation

Direktionssekretäre/-rinnen arbeiten in einem Büro, in enger Zusammenarbeit mit ihrem Vorgesetzten. Ihre Tätigkeiten führen sie sitzend aus. Sie arbeiten viel vor einem Bildschirm, bei künstlichem Licht. Das Büro kann klimatisiert sein.

Sie haben regelmäßige Arbeitszeiten, meist zu gewöhnlichen Büroöffnungszeiten (08:00 bis 17:00 Uhr). Manchmal begleiten sie ihre Vorgesetzten auf Dienstreisen.

Sie führen meist mehrere Aufgaben gleichzeitig aus oder werden in ihrer Tätigkeit vom Telefon oder Kollegen unterbrochen. Manche Arbeitsvorgänge wiederholen sich ständig, doch ist die Arbeit der Direktionssekretäre/-innen in der Regel sehr abwechslungsreich, da deren Inhalt ständig wechselt.

3. Ausbildung / Studium

Ausbildungs- oder Studienmöglichkeiten in der DG und in Belgien - Anerkennung und Gleichstellung der Diplome

Ausbildungs- oder Studienmöglichkeiten in Belgien

Eine Datenbank des schulischen Bildungsangebotes in der Französischsprachigen Gemeinschaft finden Sie auf der Internetseite www.enseignement.be.

Hochschulunterricht von kurzer Dauer (Bachelor)

  • Secrétariat de Direction

Informationen für die Französischsprachige Gemeinschaft erteilt der Service d’information sur les études et les professions (SIEP), weitere Informationen zum Unterrichtswesen in der Französischen Gemeinschaft finden Sie im Internet.

Ausbildungs- oder Studienmöglichkeiten in der Deutschsprachigen Gemeinschaft

Das schulische Bildungsangebot der DG entnehmen Sie bitte der Broschüre „Ausbildung für Schüler und Jugendliche“

 

Berufsbildende Maßnahmen des Arbeitsamts der DG

Polyvalente Bürokraft

Zulassungsbedingungen

Der Kandidat muss beim Arbeitsamt der DG als Arbeitssuchender eingetragen sein.

Voraussetzungen sind Befähigung zum Planen, Disponieren und Organisieren, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise, kontrollierte Kontaktbereitschaft, rasches Auffassungsvermögen, ausreichende Belastbarkeit, sicheres und gewandtes Auftreten und ein gepflegtes Äußeres.

Ausbildungsort
  • Berufsbildungszentrum Büroberufe Eupen
  • Berufsbildungszentrum Büroberufe Sankt Vith
Dauer

+/- 30 Wochen (inklusive 4 Wochen Praktikum)

Inhalt

 

Berufsbezogene Muttersprachenkurse

Erweiterte Geschäftskorrespondenz

 

Allgemeine Rechtschreibung

 

Briefe im Diktat, nach handschriftlicher Vorlage oder nach Anweisung aufnehmen

 

Telefonieren am Arbeitsplatz

 

Ein- und Ausgangspost bearbeiten

 

Protokollaufnahme

Berufsbezogene Fremdsprachenkurse

Allgemeine Gesprächsführung

 

Einfache Geschäftskorrespondenz

 

Besucherempfang und –betreuung

 

Führen von Telefongesprächen

Bürotik

Windows

 

Vertiefte Kenntnisse in Word und Excel

 

Internet

 

Outlook

 

Powerpoint

Handelsdokumente

Handhabung der gängigen Geschäftsdokumente

Buchführung und Soziale Gesetzgebung

Einführung

Bewerbungstraining

 

Anerkennung und Gleichstellung der Diplome

Für die Gleichstellung und Anerkennung von schulischen Abschlüssen (vom Primarschulabschluss bis zum Universitätsabschluss) in der Deutschsprachigen Gemeinschaft ist das Ministerium zuständig. Dort sind auch weitere Informationen zu diesem Thema erhältlich.

Links
Kontakte

Arbeitsamt der DG
Berufsbildungszentrum Büroberufe
Vervierser Straße 71 A
4700 Eupen
Tel.: +32 87 638900
Email: ausbildung@adg.be

Arbeitsamt der DG
Berufsbildungszentrum Büroberufe
Friedensstraße 27
4780 Sankt Vith
Tel.: +32 80 280270
Fax: +32 80 229241
Email: ausbildung@adg.be

RSI - Robert-Schuman-Institut
Vervierser Straße 89-93
4700 Eupen
Tel.: +32 87 591270
Email: info@rsi-eupen.be
http://www.rsi-eupen.be

Pater-Damian-Schule - PDS
Kaperberg 2-4
4700 Eupen
Tel.: +32 87 598900
Email: info@pdseupen.be
http://www.pdseupen.be

BIB - Bischöfliches Sankt Marien Institut
Am Wittumhof 10
4760 Büllingen
Tel.: +32 80 647336
Email: dir@bib-buellingen.be
http://www.bib-buellingen.be

Maria-Goretti-Schule - MG
Prümer Straße 6
4780 Sankt Vith
Tel.: +32 80 280490
Email: info@mariagoretti.net
http://www.mariagoretti.net

Königliches Athenäum Eupen
Lascheterweg 20
4700 Eupen
Tel.: +32 87 680370
Email: info@kae.be
http://www.kae.be

Königliches Athenäum Sankt Vith
Luxemburger Straße 4
4780 Sankt Vith
Tel.: +32 80 280340
http://www.kas-online.be

IDGS - Institut der DG für Sonderunterricht
Monschauer Straße 10
4700 Eupen
Tel.: +32 87 329330
Fax: +32 87 556552
http://www.idgs.be

4. Weiterbildung und Spezialisierung

Weiterbildungsmöglichkeiten in Belgien und in der Deutschsprachigen Gemeinschaft

Weiterbildungsmöglichkeiten in Belgien

Informationen für die Französischsprachige Gemeinschaft erteilt der Service d’information sur les études et les professions (SIEP), weitere Informationen zum Unterrichtswesen in der Französischsprachigen Gemeinschaft finden Sie im Internet.

Weiterbildungsmöglichkeiten in der Deutschsprachigen Gemeinschaft

Schulische Weiterbildung und Abendschulen

Ein ausführliches und aktuelles Weiterbildungsprogramm finden Sie im Weiterbildungshandbuch der Deutschsprachen Gemeinschaft. Im Internet finden Sie Informationen auf der Seite des Weiterbildungsdienstes der DG.

Links
Kontakte

Weiterbildungsdienst der DG
Gospertstraße 1
4700 Eupen
Tel.: 0800 92187 (kostenlos)
+32 87 596499
Fax: +32 87 556476
Email: weiterbildung@dgov.be
http://www.weiterbildung.be

5. Verwandte Berufe

Verwandte Berufe

6. Sonstige Informationsquellen

Internet- & Kontaktadressen

Internet- und Kontakadressen

Links
Kontakte

ALISAD - Association Liégeoise des Secrétaires et Assistant(e)s de Direction
Rue du Marais 30
4630 Soumagne
Fax: +32 4 3775267
http://www.alisad.be

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Weitere Links
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