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Administrative/r Angestellte/r

(letzte Aktualisierung: Oktober 2009)

Administrative Angestellte unterstützen das mittlere Management oder erledigen selbstständig Routineaufgaben: Sie koordinieren Termine, bearbeiten die ein- bzw. ausgehende Post und fassen Schreiben am Computer selbstständig ab. Sie führen die Handels- bzw. Geschäftskorrespondenz und bereiten diverse Unterlagen für ihre Abteilung bzw. das mittlere Management vor. Im Personalbereich führen sie Übersichten wie Personalakten oder Urlaubslisten und rechnen ggf. sogar Gehälter ab. In Vertrieb oder Kundendienst kommunizieren sie schriftlich, telefonisch oder persönlich mit Kunden. Sie bearbeiten Aufträge, beraten, nehmen Beschwerden und Reklamationen entgegen.

0. Kurzbeschreibung

Kurzinfos zum Beruf

Kurze Tätigkeitsbeschreibung

Administrative/r Angestellte/r unterstützen das mittlere Management oder erledigen selbstständig Routineaufgaben: Sie koordinieren Termine, bearbeiten die ein- bzw. ausgehende Post und fassen Schreiben am Computer selbstständig ab. Sie führen die Handels- bzw. Geschäftskorrespondenz und bereiten diverse Unterlagen für ihre Abteilung bzw. das mittlere Management vor. Im Personalbereich führen sie Übersichten wie Personalakten oder Urlaubslisten und rechnen ggf. sogar Gehälter ab. In Vertrieb oder Kundendienst kommunizieren sie schriftlich, telefonisch oder persönlich mit Kunden. Sie bearbeiten Aufträge, beraten, nehmen Beschwerden und Reklamationen entgegen. 

Arbeitssituation

Unabhängig, ob sie in Buchhaltung, Kundendienst oder Personalwesen tätig sind: Administrative/r Angestellte/r erledigen eigenverantwortlich verschiedenste Sekretariats- oder Sachbearbeitungsaufgaben.

Sie haben regelmäßige Arbeitszeiten, meist zu gewöhnlichen Büroöffnungszeiten (08:00 bis 17:00 Uhr). 

Einsatzgebiete

Als Administrative/r Angestellte/r kann man in nahezu allen Wirtschaftszweigen arbeiten. 

Aus- und Weiterbildung

Sekundarschule: im technischen Befähigungsunterricht der Schulen BIB, KA Eupen, KA St. Vith, MG St. Vith, PDS und RSI werden verschiedene Fachrichtungen im Sekretariatsbereich angeboten. Im berufsbildenden Unterricht bieten BIB und RSI Unterrichte im Bürowesen. Und auch das IDGS Eupen bildet für Büro- und Geschäftsarbeiten aus.  

Schlüsselfertigkeiten 

  • Diskretion
  • Disziplin
  • Gute Umgangsformen
  • Selbständigkeit
  • Stressbeständigkeit
  • Präzision und Sorgfalt
  • Geduld
  • Hilfsbereitschaft 

Wichtige Fähigkeiten

  • Organisationstalent
  • Konzentrationsfähigkeit
  • Kommunikationsfähigkeit
  • Entscheidungen treffen können
  • Improvisationstalent 

1. Aufgaben und Tätigkeiten

Die Aufgaben, Arbeitsmöglichkeiten, Tätigkeiten sowie Arbeitsmittel und Objekte

Aufgaben

Die Arbeit der administrativen Angestellten variiert je nach Arbeitsort sehr stark. Jedes Unternehmen hat seine eigene Definition in Bezug auf ihre Aufgaben. Der Inhalt ihres Tätigkeitsbereichs hängt auch von der Abteilung ab.

Sie sind der Direktion direkt angeschlossen, arbeiten in einer bestimmten Abteilung, sind Mitglied eines gemeinsamen Sekretariats des Unternehmens oder verschiedener kleinerer Unternehmen.

Sie empfangen die Kunden, Lieferanten und andere externe Besucher. Sie nehmen Telefonanrufe entgegen, informieren den Anrufer oder leiten das Gespräch an den kompetenten Mitarbeiter weiter. Sie verabreden Termine und nehmen Mitteilungen auf. Handelt es sich um ein Unternehmen mit internationalem Tätigkeitsbereich müssen sie dies in ihrer Muttersprache sowie in anderen Sprachen können.

Sie sammeln, speichern, behandeln, verteilen und klassieren administrative Informationen. Dabei kann es sich um Rechnungen, Liefer- oder Bestellscheine, statistische Angaben usw. handeln. Administrative Angestellte stellen Dokumente zur Synthese, wie Tabellen, Statistiken oder Grafiken her. Sie verwalten Akten, für die ihre Abteilung zuständig ist, aktualisieren diese und halten sie in Ordnung.

Sie helfen manchmal bei der Buchhaltung, indem sie Angaben speichern und Rechnungen erstellen.

Zu ihrem Aufgabenbereich gehören kleinere Sekretariatsarbeiten. Der Umfang dieser Aufgaben hängt von der Größe des Betriebes ab, in dem sie arbeiten. Meist gilt: je kleiner der Betrieb, um so polyvalenter müssen administrative Angestellte sein. Beispielsweise organisieren sie Versammlungen, machen Fotokopien, kümmern sich um die Korrespondenz, das Klassieren von Dokumenten und verteilen die Post…

Arbeitsmöglichkeiten

Administrative Angestellte arbeiten in einem privaten Betrieb oder im öffentlichen Dienst. Sie können verschiedenen Abteilungen angehören, beispielsweise:

  • Personalabteilung
  • Buchhaltung
  • Juristische Abteilung
  • Einkauf
  • Verkauf
  • Marketing
  • Produktion
  • Planung
  • Qualitätskontrolle
  • Versand
  • Administrative Abteilung einer Bank, einer Versicherung …

Tätigkeiten

  • Organisation der Arbeit
  • Kommunikation
    • Besucher empfangen und orientieren
    • Telefonanrufe in der Muttersprache oder in Fremdsprachen entgegennehmen
    • Termine verabreden
    • Anrufer informieren
    • Kunden kontaktieren und informieren
    • Nachrichten aufnehmen, sortieren und an die internen Korrespondenten weiterleiten
    • Selbständiges informieren der Anrufer
  • Informationsverarbeitung
    • Informationen sammeln, registrieren und bearbeiten (Statistik, Buchhaltung etc.)
    • Akten verwalten
    • Datenbanken befragen, aktualisieren und verwalten
    • Klassieren
    • Archivieren
    • Synthesedokumente herstellen (Tabelle, Statistik, Grafik …)
    • Teilnahme an Versammlungen
    • Berichte und Protokolle schreiben
    • Recherchieren von Informationen
  • Korrespondenz :
    • Post sortieren und verteilen
    • Daktylographie von Briefen, Faxen, E-Mails
    • Versand von Briefen, Faxen, E-Mails
  • Verschiedenes:
    • Erfrischungen reichen

Arbeitsmittel und Objekte

  • Büromaschinen
    • PC
    • Kopiermaschine
    • Drucker
    • Faxgerät
    • Telefon
    • Anrufbeantworter
  • Computerprogramme
    • Textverarbeitungsprogramme
    • Tabellenkalkulationsprogramme
    • Spezifische Programme
    • Elektronische Post
    • Internet

2. Anforderungen

Körperliche Merkmale - Persönlichkeitsmerkmale - Arbeitssituation

Körperliche Merkmale

  • Gepflegtes Auftreten
  • Gutes Hörvermögen
  • Gutes Sehvermögen

Persönlichkeitsmerkmale

Nötige Fähigkeiten

  • Analytisches Denken
  • Entscheidungen treffen
  • Initiative ergreifen
  • Kommunikationsfähigkeit
  • Konzentrationsfähigkeit
  • Organisationstalent
  • Selbstbeherrschung
  • Teamgeist

Eigenschaften

  • Anpassungsvermögen
  • Diskretion
  • Kundennähe
  • Freundlichkeit
  • Loyalität
  • Ordnung und Sauberkeit
  • Gute Umgangsformen
  • Höflichkeit
  • Präzision
  • Schnelligkeit
  • Selbständigkeit
  • Sorgfalt
  • Stressbeständigkeit

Interessen

  • Mit Menschen umgehen
  • In geschlossenen Räumen arbeiten
  • Mit Büromaschinen umgehen

Arbeitssituation

Administrative Angestellte arbeiten in einem Büro, alleine oder im Team. Ihre Tätigkeiten führen sie sitzend aus. Sie arbeiten viel vor einem Bildschirm, bei künstlichem Licht. Das Büro kann klimatisiert sein.

Sie haben regelmäßige Arbeitszeiten, meist zu gewöhnlichen Büroöffnungszeiten (08:00 bis 17:00 Uhr).

Sie führen meist mehrere Aufgaben gleichzeitig aus oder werden in ihrer Tätigkeit vom Telefon unterbrochen. Die Arbeitsvorgänge wiederholen sich.

3. Ausbildung / Studium

Ausbildungs- oder Studienmöglichkeiten in der Deutschsprachigen Gemeinschaft und in Belgien -
Anerkennung und Gleichstellung der Diplome

Ausbildungs- oder Studienmöglichkeiten in Belgien

Eine Datenbank des schulischen Bildungsangebotes in der Französischsprachigen Gemeinschaft finden Sie auf der Internetseite www.enseignement.be.

Hochschulunterricht von kurzer Dauer (Bachelor)

  • Assistant de Direction

Informationen für die Französischsprachige Gemeinschaft erteilt der Service d’information sur les études et les professions (SIEP), weitere Informationen zum Unterrichtswesen in der Französischen Gemeinschaft finden Sie im Internet.

 

Ausbildungs- oder Studienmöglichkeiten in der Deutschsprachigen Gemeinschaft

Das schulische Bildungsangebot der DG entnehmen Sie bitte der Broschüre „Ausbildung für Schüler und Jugendliche“.

Berufsbildende Maßnahmen des Arbeitsamts der DG

Polyvalente Bürokraft

Zulassungsbedingungen

Der Kandidat muss beim Arbeitsamt der DG als Arbeitssuchender eingetragen sein.

Voraussetzungen sind Befähigung zum Planen, Disponieren und Organisieren, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise, kontrollierte Kontaktbereitschaft, rasches Auffassungsvermögen, ausreichende Belastbarkeit, sicheres und gewandtes Auftreten und ein gepflegtes Äußeres.

Ausbildungsort

  • Berufsbildungszentrum Büroberufe Eupen
  • Berufsbildungszentrum Büroberufe Sankt Vith

Dauer

+/- 30 Wochen (inklusive 4 Wochen Praktikum)

Inhalt

Berufsbezogene Muttersprachenkurse Erweiterte Geschäftskorrespondenz
  Allgemeine Rechtschreibung
  Briefe im Diktat, nach handschriftlicher Vorlage oder nach Anweisung aufnehmen
  Telefonieren am Arbeitsplatz
  Ein- und Ausgangspost bearbeiten
  Protokollaufnahme
Berufsbezogene Fremdsprachenkurse Allgemeine Gesprächsführung
  Einfache Geschäftskorrespondenz
  Besucherempfang und –betreuung
  Führen von Telefongesprächen
Bürotik Windows
  Vertiefte Kenntnisse in Word und Excel
  Internet
  Outlook
  Powerpoint
Handelsdokumente Handhabung der gängigen Geschäftsdokumente
Buchführung und Soziale Gesetzgebung Einführung
Bewerbungstraining  

 

Anerkennung und Gleichstellung der Diplome

Für die Gleichstellung und Anerkennung von schulischen Abschlüssen (vom Primarschulabschluss bis zum Universitätsabschluss) in der Deutschsprachigen Gemeinschaft ist das Ministerium zuständig. Dort sind auch weitere Informationen zu diesem Thema erhältlich.

Links
Kontakte

Arbeitsamt der DG
Berufsbildungszentrum Büroberufe
Vervierser Straße 71 A
4700 Eupen
Tel.: +32 87 638900
Email: ausbildung@adg.be

Arbeitsamt der DG
Berufsbildungszentrum Büroberufe
Friedensstraße 27
4780 Sankt Vith
Tel.: +32 80 280270
Fax: +32 80 229241
Email: ausbildung@adg.be

RSI - Robert-Schuman-Institut
Vervierser Straße 89-93
4700 Eupen
Tel.: +32 87 591270
Email: info@rsi-eupen.be
http://www.rsi-eupen.be

BIB - Bischöfliches Sankt Marien Institut
Am Wittumhof 10
4760 Büllingen
Tel.: +32 80 647336
Email: dir@bib-buellingen.be
http://www.bib-buellingen.be

IDGS - Institut der DG für Sonderunterricht
Monschauer Straße 10
4700 Eupen
Tel.: +32 87 329330
Fax: +32 87 556552
http://www.idgs.be

Königliches Athenäum Eupen
Lascheterweg 20
4700 Eupen
Tel.: +32 87 680370
Email: info@kae.be
http://www.kae.be

Königliches Athenäum Sankt Vith
Luxemburger Straße 4
4780 Sankt Vith
Tel.: +32 80 280340
http://www.kas-online.be

Maria-Goretti-Schule - MG
Prümer Straße 6
4780 Sankt Vith
Tel.: +32 80 280490
Email: info@mariagoretti.net
http://www.mariagoretti.net

Pater-Damian-Schule - PDS
Kaperberg 2-4
4700 Eupen
Tel.: +32 87 598900
Email: info@pdseupen.be
http://www.pdseupen.be

4. Weiterbildung und Spezialisierung

Weiterbildungsmöglichkeiten in Belgien und in der Deutschsprachigen Gemeinschaft

Weiterbildungsmöglichkeiten in Belgien

Informationen für die Französischsprachige Gemeinschaft erteilt der Service d’information sur les études et les professions (SIEP), weitere Informationen zum Unterrichtswesen in der Französischsprachigen Gemeinschaft finden Sie im Internet.

Weiterbildungsmöglichkeiten in der Deutschsprachigen Gemeinschaft

Schulische Weiterbildung und Abendschulen

Ein ausführliches und aktuelles Weiterbildungsprogramm finden Sie im Weiterbildungshandbuch der Deutschsprachen Gemeinschaft. Im Internet finden Sie Informationen auf der Internetseite des Weiterbildungsdienstes der DG.

Links
Kontakte

Weiterbildungsdienst der DG
Gospertstraße 1
4700 Eupen
Tel.: 0800 92187 (kostenlos)
+32 87 596499
Fax: +32 87 556476
Email: weiterbildung@dgov.be
http://www.weiterbildung.be

5. Verwandte Berufe

Verwandte Berufe

  • Buchhalter/in
  • Direktionssekretär/in
  • Empfangskraft
  • Sekretär/in
  • Spezialisierte/r Sekretär/in
  • Office-Manager/in
  • PR-Assistent/in
Links

6. Sonstige Informationsquellen

Hinweise zu Literatur und Medien, Internet- und Kontaktadressen

Hinweise zu Literatur und Medien, Internet- und Kontaktadressen
Links
Kontakte

ALISAD - Association Liégeoise des Secrétaires et Assistant(e)s de Direction
Rue du Marais 30
4630 Soumagne
Fax: +32 4 3775267
http://www.alisad.be

7. Berufsfilme

Berufsfilme

Hier finden Sie Links zu Filmen über Berufe im Verwaltungsbereich:

Berufsinformation des VDAB (Belgien - auf Niederländisch)

 

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