Der Begriff der Buchhaltung ist gleichbedeutend mit dem der Buchführung oder der Geschäftsbuchführung.
Unter Buchführung versteht man die planmäßige und lückenlose Aufzeichnung aller Geschäftsfälle, die im Unternehmen anfallen. Die Aufzeichnung erfolgt im zeitlichen Ablauf mit inhalts- und zahlenmäßiger Wertangabe.
Die Buchführung sammelt, ordnet und gruppiert die Zahlenwerte und entwickelt daraus in regelmäßigen Zeitabständen einen Abschluss.
Aufgaben
Buchhalter/innen sind verantwortlich für die Organisation, die Auswertung und die Überprüfung aller finanziellen Operationen innerhalb eines Unternehmens. Dabei handelt es sich nicht nur um den Verkauf (Kunden) und den Ankauf von Waren (Lieferanten), sondern auch um die Personalverwaltung (Berechnung der Gehälter, Auszahlung der Löhne, Soziallasten …) und um die allgemeine Verwaltung (Versicherungen, Gebäudeunterhalt, Einrichtung der Büros, Büromaterial …).
Nicht nur die aktuelle Verwaltung muss gewährleistet sein, auch die Zukunft des Unternehmens müssen Buchhalter/innen sorgfältig planen (Budgetplanung, Lohnkosten, Wirtschaftslage …). Bei der Planung und der Vorbereitung der Unternehmenszukunft sind Buchhalter/innen dadurch auch die ersten Ansprechpartner/innen für die Verantwortlichen eines Betriebes. Buchhalter/innen kennen die aktuellen Zahlen, sie sind über die aktuelle Wirtschaftslage informiert und wissen über alle Möglichkeiten der Steuer- und Gesetzgebung Bescheid.
Sie müssen die Geschäftsführung über Gewinn und Verlust des Unternehmens in Kenntnis setzen. Dabei dürfen sie den legalen Rahmen nicht verlassen, sowohl im Sinne der Wirtschaft, der Steuern, der Finanzen und des Sozialwesens.
Buchhalter/innen stellen sicher, dass das Unternehmen alle seine gesetzlichen Verpflichtungen erfüllt. Steuererklärung, Mehrwertsteuererklärung, Sozialabgaben, … müssen in regelmäßigen periodischen Abständen verfasst und abgegeben werden. Diese Termine müssen pünktlich wahrgenommen werden, ansonsten drohen dem Unternehmen Strafen, meist finanzieller Art.
Der Umgang mit Zahlen, Tabellen, Bilanzen, Analysen sind für Buchhalter/innen eine Selbstverständlichkeit. Zusätzlich sollten sie auch über ausgeprägte Kenntnisse und Fähigkeiten im rhetorischen Bereich verfügen. Sie sollten nicht nur korrekte Zahlen und Bilanzen präsentieren, sondern diese auch in einer klaren und deutlichen Sprache an Drittpersonen erläutern können.
Die Verantwortung, die auf den Schultern der Buchhalter/innen liegt ist nicht gering. Ruf und Image des Unternehmens hängen teilweise von ihren Fähigkeiten ab, eine finanzielle Situation abzuschätzen. Fehleinschätzungen und falsche Berechnungen können dem Unternehmen Verluste finanzieller Art einbringen, aber auch Rufschädigung und Imageverlust können das Resultat sein.
Buchhalter/innen arbeiten überall dort wo es finanzielle Aktivitäten gibt:
- in Unternehmen, wirtschaftlicher Art oder nicht,
- in Ministerien, Verwaltungen und Gemeinden,
- im Versicherungs- und Bankwesen,
- im Sozialbereich
- als Selbständiger
- …
Die Art der Arbeit und der Verantwortung hängt von der Größe des Unternehmens ab. Im Allgemeinen gilt, je kleiner das Unternehmen ist, desto größer ist die Verantwortung der Buchhalter/innen, da sie meist für alle Bereiche zuständig sind. In großen Betrieben kann die Arbeit in der Buchhaltung und der Verwaltung von mehreren Personen erledigt werden. Die Arbeit wird unter den Mitarbeitern aufgeteilt und jeder ist auf einen Teilbereich spezialisiert.
- Finanzielle Verwaltung des Ankaufs
(Lieferung, Bezahlung, Verbuchen der Rechnungen, Überprüfen der Kontoauszüge, …)
- Finanzielle Verwaltung des Verkaufs
(Rechnungen ausstellen, Bezahlungen, Verbuchen der Rechnungen; Überprüfen der Kontoauszüge, …)
- Allgemeine Verwaltung
(Bestellen von Büromaterial, Gebäudeunterhalt, Versicherungen …)
- Laufende Buchungen innerhalb eines Jahres
(Jahrabschluss, Analyse, …)
- Steuerwesen
(Mehrwertsteuererklärung, Steuererklärung, …)
- Lohnverwaltung, Personalverwaltung
- Kassenbuch führen
- Finanzielle Führung
(Kontenausgleich zum Ende des Jahres, Kostenberechnung, Finanzüberwachung …)
- Beratung der Direktion
(innerhalb des Unternehmens, Investitionen, juristische Fragen …)
- Beratung des Personals
(Gesetzgebung, Sozialwesen, …)
- Motivation und Kontrolle des Personals
- Schulung und Weiterbildung des Personals
- Analysieren und Beurteilen der Bilanzen
- Standardprozeduren erstellen und festlegen
- Sammeln von Informationen
(Gesetzgebung: Buchhaltung, Steuern, juristisch; allgemeine Wirtschaftsentwicklung …)
- Computer
- Verschiedene Computerprogramme
- Telefon, Fax und das Internet
- Nachschlagewerke
- Papier und Stift